Tento dokument stanovuje způsob hospodaření občanského sdružení Klub přátel Brejlovců
(dále jen KPB) v souladu s jeho stanovami schválenými ministerstvem vnitra.
Dále dokument upravuje a definujíe procesy a činnosti související s hospodařením klubu
s důrazem na odpovědnost při organizaci nákladů a organizaci akcí. Tento dokument je
určen všem, kteří přijdou do bezprostředního styku s oběhem dokladů, které souvisejí
s financemi klubu, resp. jsou začleněny do realizace akcí.
Účet a bankovní spojení :
111 999 333/2880 - účet občanského sdružení, vedený na jméno Klub přátel Brejlovců, o.s.,
Kolmá 25, 160 00 Praha 6.
Příjmy Klubu
Příjmy KPB tvoří příspěvky členů, dále příjmy z pořádaní různých akcí, prodej
propagačních předmětů klubu a jiných všcí spojených se železniční tématikou.
Dále příjmy Klubu tvoří sponzorské dary a příspěvky.
Výdaje Klubu
Náklady Klubu hlavně tvoří náklady související s provozem klubu (kancelářské potřeby,
poštovné, výroba a distribuce propagačních materiálů, apod.) Dále náklady na krytí
akcí pořádaných Klubem.
Finanční prostředky
Jsou tvořeny hotovostí, kterou spravuje pokladník klubu. Limit v pokladně se stanovuje
na částku nejvýše 5.000 Kč. Finanční prostředky dále tvoří prostředky, které jsou
uloženy na účtu KPB (viz výše). Dispoziční právo k účtu mají předseda, místopředseda
a pokladní klubu. Zmíněné osoby mají s Klubem uzavřenu hmotnou odpovědnost.
V případě krádeže, loupeže nebo vloupání musí poškozený tuto skutečnost neprodleně
nahlásit Policii ČR a dále neprodleně informovat statutárního zástupce klubu.
Neučiní-li tyto dva kroky, nese poškozený plnou odpovědnost za finanční prostředky sám.
Oběh účetních dokladů
Každý doklad určený k proplacení pokladníkem musí být na zadní straně podepsán
předsedou nebo místopředsedou a musí mít schvalovací doložku. Schvalovací doložka
obsahuje tyto náležitosti: datum, ručně psaný text "schvaluji k proplacení", podpis
schvalovatele a otisk jemu přiděleného razítka. Pokladník provede proplacení
dokladu až poté, co se přesvědčí o skutečnosti, že doklad obsahuje veškeré náležitosti.
V případě vyplacení peněz za doklad bez těchto náležitostí, je za toto odpovědný pokladník.
Vyúčtování akce, na které se vybírá účastnický poplatek
Každý organizátor akce musí stanovit rozpočet akce. Tento rozpočet musí být projednán
s předsedou klubu, resp. místopředsedou. Rozpočet akce musí být povinně sestaven jako
vyrovnaný. Organizátor si u vícedenních akcí může zvolit libovolný bankovní účet, na
který budou účastníci akce hradit účastnický poplatek za akci. Akce musí být
vyúčtována na formuláři, který je přílohou této směrnice nejpozději do 30 kalendářních
dnů, které uplynuly od ukončení akce. Organizátor akce provede vyúčtování písemně
ve dvojím vyhotovení, jedno paré pokladník založí k vyúčtování do pokladní knihy, jednu
potvrzenou kopii pokladník vrátí. Vyúčtování obsahuje, je-li to možné, příjmové doklady
poskytovatele nákladu (ubytování, občerstvení, doprava atd). Tam, kde prokázání výdajů
není možné, se použije jen zápis do Formuláře (např. režie, výběr startovného na místě
atd.) a vystaví se výdajový doklad na příslušnou částku. Pokud na akci nebyly vybírány
žádné účastnické poplatky a ani nevznikly žádné náklady, pak se vyúčtování akce
provádět nemusí, ale o této skutečnosti musí být organizátorem zpraven pokladník klubu.
Za správnost vyúčtování akce ručí organizátor akce.
Účinnost a platnost pokynu, zrušovací doložky
Dnem účinnosti tohoto pokynu se stanovuje datum 1.1.2004 a platí do odvolání. Garantem
tohoto pokynu je předseda, který jediný má právo jako statutární zástupce tento dokument
upravovat. K úpravě pokynu může být předseda vyzván Výborem a to hlasováním dle stanov.
Každý v rozdělovníku uvedený člen obdrží 1 výtisk a podpisem na originále stvrdí převzetí.
Zhotovuje se 9 originálů s rozdělovníkem: xx,xx,xx,xx,xx,xx,xx,xx,xx.
V Praze, dne 31.12.2003, Pepa z Depa, předseda a jednatel.
